¿Qué es el libro de actas de asamblea?
El libro de actas de asamblea es un instrumento de control y consulta que documenta de forma organizada y ordenada la información de las juntas o reuniones que llevan a cabo los miembros, accionistas, socios o participantes de una Sociedad mercantil durante la existencia de esta.
La información que contiene el libro de actas es útil para conocer los cambios y desempeño histórico que ha llevado a cabo durante su ejercicio la sociedad.
Atendiendo al Artículo 194 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, las actas de las Asambleas Generales de Accionistas se asentarán en el libro respectivo y deberán ser firmadas por el presidente, el secretario de la asamblea y los comisarios que concurran.
Se agregarán a las actas los documentos que justifiquen que las convocatorias se hicieron en los términos que esta Ley establece, cuando por cualquiera circunstancia no pudiere asentarse el acta de una asamblea en el libro respectivo, se protocolizará ante fedatario público.
Las actas de Asambleas Extraordinarias serán protocolizadas ante fedatario público e inscritas en el Registro Público de Comercio.
¿Qué contiene un acta de asamblea?
Durante cada reunión de Asamblea, debe de redactarse su respectiva Acta de Asamblea, la cual debe contener de forma comprensible y minuciosa los siguiente elementos:
- El nombre o denominación de la sociedad.
- La fecha, la hora y el lugar de la asamblea.
- El número de la convocatoria.
- Los datos de las personas que participan en la reunión, así como el cargo que representan.
- El orden del día.
- Los acuerdos adoptados y el resultado de las votaciones.
- Las constancias que se hayan presentado por los asistentes.
- La fecha y hora de la clausura de la reunión
