Lo que debes saber sobre el Libro de Actas de Asamblea
El libro de actas de asamblea es un elemento indispensable para cualquier sociedad mercantil, ya que en él se registran y documentan las decisiones y acuerdos tomados durante las reuniones de los socios o accionistas.
¿Qué es un libro de actas de asamblea?
El libro de actas de asamblea es un instrumento esencial de control y consulta que documenta, de forma organizada y ordenada, la información de las juntas o reuniones llevadas a cabo por los miembros, accionistas, socios o participantes de una sociedad mercantil a lo largo de su existencia.
Este valioso registro contiene información clave para conocer los cambios y el desempeño histórico de la sociedad durante su ejercicio. Además, sirve como testimonio legal de las decisiones tomadas en las asambleas.
De acuerdo con el Artículo 194 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, las actas de las Asambleas Generales de Accionistas deben asentarse en el libro respectivo y ser firmadas por el presidente, el secretario de la asamblea y los comisarios que concurran.
Es importante destacar que se deben agregar a las actas los documentos que justifiquen que las convocatorias se realizaron conforme a los términos establecidos por la Ley. En caso de que, por cualquier circunstancia, no se pudiera asentar el acta de una asamblea en el libro correspondiente, esta deberá ser protocolizada ante fedatario público.
Cabe señalar que las actas de Asambleas Extraordinarias requieren un tratamiento especial: deben ser protocolizadas ante fedatario público e inscritas en el Registro Público de Comercio, garantizando así su validez legal y su accesibilidad pública.
¿Qué debe contener un acta de asamblea?
Durante cada reunión de Asamblea, se debe redactar su respectiva Acta de Asamblea, la cual debe contener de forma comprensible y minuciosa los siguientes elementos:
- Número del Acta: Identifica de manera única cada acta de asamblea.
- Fecha y lugar de la reunión: Registra cuándo y dónde se llevó a cabo la asamblea.
- Nombre de la sociedad: Indica el nombre o denominación de la sociedad.
- Órgano social que se reúne: Especifica si la asamblea es ordinaria o extraordinaria.
- Número de acciones suscritas: Informa sobre la cantidad total de acciones en la sociedad.
- Información sobre la convocatoria: Detalla cómo se realizó la convocatoria a la asamblea.
- Quórum (lista de asistencia): Enumera a las personas presentes en la reunión.
- Firma de los asistentes: Garantiza la autenticidad del acta.
- Orden del día: Describe los temas a tratar durante la asamblea.
- Resoluciones tomadas: Registra los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.
- Votos emitidos: Indica el número de votos a favor y en contra de las decisiones.
- Votos en blanco: Incluye cualquier voto en blanco emitido.
¿Por qué es importante disponer de un libro de actas de asamblea?
Un libro de actas de asamblea es esencial para cualquier sociedad mercantil. Aquí te explico por qué:
- Registro documental: El libro de actas recopila todas las decisiones y acuerdos tomados en las reuniones de los socios. Es un archivo histórico que proporciona certeza jurídica sobre las acciones de la sociedad.
- Cumplimiento legal: Mantener un libro de actas es un requisito legal. Cumplir con esta obligación garantiza la transparencia y el buen gobierno corporativo.
- Consulta y toma de decisiones: Los socios e inversionistas pueden consultar el libro de actas para obtener información relevante y tomar decisiones informadas.
¿Cómo redactar un acta de asamblea responsablemente?
Para redactar un acta de asamblea responsablemente, es importante seguir los siguientes pasos:
- Preparación: Antes de la reunión, asegúrate de tener todos los documentos necesarios y de que estén disponibles para los asistentes.
- Convocatoria: Asegúrate de que la convocatoria sea clara y detallada, incluyendo la fecha, hora y lugar de la reunión, así como los asuntos que se traten.
- Asistencia: Registra la lista de asistencia y el número de acciones suscritas que cada asistente representa.
- Acuerdos: Registra los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.
- Firma: Asegúrate de que el presidente y el secretario firmen el acta.
En resumen, el libro de actas de asamblea es un documento esencial para cualquier sociedad mercantil, ya que registra y documenta las decisiones tomadas durante las reuniones de los socios, proporcionando un registro histórico importante para la transparencia y el cumplimiento legal.
