¿Cómo crear un plan de contabilidad para una pequeña empresa?

La contabilidad es una herramienta fundamental para la gestión de cualquier negocio, ya que permite conocer la situación financiera, controlar los ingresos y los gastos, y cumplir con las obligaciones fiscales. Sin embargo, muchos emprendedores y pequeños empresarios no saben cómo crear un plan de contabilidad adecuado a sus necesidades y características.

Para ayudarte con esto, te explicamos los pasos que debes seguir para elaborar un plan de contabilidad que te ayude a llevar las cuentas de tu empresa de forma eficiente y sencilla.

Un plan de contabilidad es un documento que recoge la estructura y el funcionamiento del sistema de contabilidad de una empresa. En él se definen los conceptos, las normas, los criterios y los procedimientos que se aplican para registrar, clasificar y presentar la información financiera.

Un plan de contabilidad debe adaptarse a la realidad y a los objetivos de cada empresa, pero también debe cumplir con la legislación vigente y con los principios contables generalmente aceptados.

Para crear un plan de contabilidad para tu pequeña empresa puedes seguir estos pasos:

1. Definir los objetivos del plan de contabilidad. El primer paso para crear un plan de contabilidad es definir los objetivos que se persiguen con él. Estos pueden ser, por ejemplo, mejorar el control financiero, facilitar la toma de decisiones, optimizar la gestión fiscal, o cumplir con las obligaciones legales. Los objetivos deben ser claros, específicos, medibles, alcanzables y relevantes para el negocio.
2. Seleccionar un sistema de contabilidad. El segundo paso es seleccionar el sistema de contabilidad que se va a utilizar. Existen diferentes tipos de sistemas de contabilidad, como el sistema de partida doble, el sistema de partida simple, o el sistema mixto:
   • El sistema de partida doble es el más utilizado y consiste en registrar cada operación en dos cuentas: una de debe y otra de haber.
   • El sistema de partida simple solo registra las operaciones en una cuenta.
   • El sistema mixto combina ambos sistemas según el tipo de operación.
   • El sistema de contabilidad que se elija debe ser coherente con los objetivos del plan de contabilidad y con el tamaño y la actividad de la empresa.
3. Recopilar los datos necesarios. El tercer paso es recopilar los datos necesarios para elaborar el plan de contabilidad. Estos datos son, por ejemplo, el balance inicial, el inventario, las facturas emitidas y recibidas, los recibos de cobros y pagos, los extractos bancarios, o los documentos fiscales. Es importante tener toda la documentación ordenada y actualizada para evitar errores o duplicidades en el registro contable.
4. Registrar los datos. El cuarto paso es registrar los datos en el plan de contabilidad. Para ello se deben abrir las cuentas necesarias según el sistema de contabilidad elegido y asignarles un código numérico o alfanumérico. Las cuentas se agrupan en diferentes grupos según su naturaleza: activo, pasivo, patrimonio neto, ingresos, gastos, etc. Cada operación se debe registrar en las cuentas correspondientes aplicando las reglas del sistema de contabilidad. Es conveniente utilizar un software o una aplicación informática que facilite el registro y la gestión contable.
5. Analizar los datos. El quinto y último paso es analizar los datos registrados en el plan de contabilidad. Para ello se deben elaborar los estados financieros que reflejen la situación económica y patrimonial de la empresa. Los estados financieros más importantes son el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, y el estado de flujos de efectivo. Estos estados permiten obtener indicadores financieros que ayudan a evaluar el rendimiento, la rentabilidad, la solvencia, o la liquidez de la empresa.

En resumen, crear un plan de contabilidad para una pequeña empresa no es una tarea difícil si se siguen los pasos adecuados. Un plan de contabilidad bien hecho puede ser una herramienta muy útil para mejorar la gestión financiera y fiscal del negocio, así como para facilitar la toma de decisiones estratégicas.