¿Cómo se integra el expediente laboral de un trabajador?

El expediente del trabajador forma parte del proceso de administración del capital humano y facilita el control de la información de este.

¿Qué es el expediente personal del trabajador?

El expediente laboral individual del trabajador es un instrumento administrativo de control interno que contiene información del trabajador relevante y útil como su documentación personal (identificación, comprobante de domicilio, registro de seguridad social), trayectoria laboral (cartas de recomendación), situación académica (comprobante de estudios), competencias técnicas y profesionales (certificaciones o reconocimientos), así como cualquier situación que ocurra al interior del centro de trabajo y que precise su registro (contrato de trabajo, promociones, actas administrativas).

¿Cuál es el contenido esencial del expediente laboral de un empleado?

La información principal que debe contener un expediente laboral se divide en datos personales, laborales y propios del centro de trabajo, veamos:

Datos personales

Algunos de los documentos esenciales que debe contener el expediente laboral en cuestión de datos personales del trabajador son:

  • Acta de nacimiento
  • CURP
  • RFC
  • Hoja rosa del seguro social o documento que proporcione el número de seguridad social
  • Comprobante de domicilio
  • Identificación oficial como:
    • Credencial INE, pasaporte, cedula profesional,
  • Datos bancarios para el correspondiente pago de salario
  • Carta de recomendación, personales o laborales
  • Comprobante de estudios,
  • Exámenes psicométricos
  • Otros aspectos que ciertas empresas pueden contemplara para anexar al expediente del trabajador pueden ser:
    • Cartilla militar,
    • Licencia de conducir,
    • Constancia de antecedentes,
    • Estudios socioeconómicos, etc.

Datos laborales

  • Contrato individual de trabajo
  • Modificaciones al contrato de trabajo
  • Acuerdos de confidencialidad,
  • Responsivas por recursos, equipos o materiales.

Datos del centro de trabajo

  • Movimientos al IMSS,
  • Movimientos al Infonavit
  • Solicitudes
  • Vacaciones
  • Permisos
  • Asistencia y Faltas
  • Incapacidades
  • Actas.

Ya que el objetivo de contar con un expediente del trabajador es facilitar el proceso de control administrativo y la identificación clara del personal, es indispensable que el expediente se encuentre actualizado al momento de registrarse cambios, como pueden ser ajustes salariales, puestos de trabajo, condiciones laborales, créditos o prestamos otorgados, entre otros, incluso ciertas empresas cuidan aspectos como el estado civil, por cuestiones de seguros otorgados y para la identificación de beneficiarios, por citar un ejemplo.

¿Cuánto tiempo se debe conservar el expediente laboral del un trabajador?

De acuerdo con la Ley General del Trabajo y su articulo 804, el patrón tiene la obligación de conservar y en su caso, exhibir en juicio, los documentos que a continuación se precisan:

  • Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato Ley aplicable;
    • Los cuales deberán conservarse mientras dure la relación laboral y hasta un año después;
  • Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios;
    • Los cuales deberán conservarse durante el último año y un año después de que concluya la relación laboral.
  • Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo;
    • Deberán conservarse durante el último año y un año después de que concluya la relación laboral.
  • Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas a que se refiere esta Ley, y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social;
    • Deberán conservarse durante el último año y un año después de que concluya la relación laboral.
  • Los demás que señalen las leyes, conforme lo señalen las Leyes que los rijan.

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