La contabilidad electrónica es el registro de las operaciones contables mediante sistemas electrónicos y, cuando existe obligación de hacerlo, el envío de determinada información contable al SAT mediante archivos XML que cumplen con las especificaciones fiscales vigentes.
En términos prácticos, la información puede incluir el catálogo de cuentas, la balanza de comprobación, las pólizas y los auxiliares contables, dependiendo del supuesto y de las disposiciones aplicables a cada contribuyente.
¿Qué es la contabilidad electrónica?
La contabilidad electrónica consiste en llevar los registros y asientos contables mediante medios electrónicos y, cuando corresponde, ingresar determinada información al SAT.
No significa llevar una contabilidad diferente. La empresa registra normalmente sus operaciones en su sistema contable y, a partir de esa información, genera los archivos electrónicos que deben cumplir con las estructuras establecidas por las disposiciones fiscales.
El Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal establece las especificaciones técnicas que deben cumplir los archivos de contabilidad electrónica.
Por ello, una contabilidad correctamente estructurada debe permitir generar información consistente con los registros contables y con la documentación que respalda las operaciones de la empresa.
¿Qué información se envía al SAT?
La información que puede formar parte de la contabilidad electrónica comprende diferentes archivos. No todos se presentan con la misma periodicidad ni en las mismas circunstancias.
| Información | ¿Qué contiene? | ¿Cuándo se presenta? |
|---|---|---|
| Catálogo de cuentas | Las cuentas utilizadas por el contribuyente y su asociación con el código agrupador del SAT | Al presentar la primera balanza y cuando corresponda actualizarlo |
| Balanza de comprobación | Movimientos y saldos de las cuentas contables del periodo | Conforme a la periodicidad establecida para el contribuyente |
| Pólizas del periodo | El detalle de las operaciones registradas | Cuando se actualizan los supuestos establecidos por las disposiciones fiscales |
| Auxiliar de folios de comprobantes fiscales | La relación de comprobantes asociados con los registros contables | Cuando corresponde |
| Auxiliares de cuenta y subcuenta | El detalle de los movimientos y saldos de determinadas cuentas | Cuando corresponde |
La estructura y características de estos archivos se encuentran reguladas por el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal.
¿Qué es el código agrupador del SAT?
El código agrupador del SAT permite relacionar las cuentas del catálogo contable del contribuyente con la clasificación establecida por la autoridad fiscal.
Por eso, el catálogo de cuentas de una empresa no debe considerarse únicamente como una lista interna de cuentas. Cuando existe obligación de llevar contabilidad electrónica, debe atender las especificaciones fiscales correspondientes.
¿Quién está obligado a llevar contabilidad electrónica?
La obligación no puede determinarse únicamente por el hecho de ser una empresa ni por una cifra aislada de ingresos.
En términos generales, deben cumplir con el envío de contabilidad electrónica los contribuyentes que estén obligados a llevar contabilidad y a ingresar su información contable al SAT, de acuerdo con el Código Fiscal de la Federación, la Resolución Miscelánea Fiscal y las reglas aplicables a su situación.
También existen excepciones y facilidades para determinados contribuyentes.
Por ejemplo, las disposiciones fiscales contemplan un tratamiento específico para quienes registran sus operaciones mediante las herramientas que proporciona el SAT.
Por esta razón, para determinar si una persona física o moral debe enviar contabilidad electrónica es necesario revisar su régimen fiscal, tipo de contribuyente y situación particular.
¿Cuándo se presenta la contabilidad electrónica?
Los contribuyentes sujetos al envío mensual deben presentar su información dentro de los plazos establecidos por las disposiciones fiscales.
Como regla general, para 2026:
- Las personas morales deben enviar la información mensual dentro de los primeros tres días del segundo mes posterior al periodo correspondiente.
- Las personas físicas deben hacerlo dentro de los primeros cinco días del segundo mes posterior.
- Existen plazos y reglas particulares para determinados contribuyentes.
La balanza de comprobación ajustada al cierre del ejercicio también tiene un plazo específico.
Debido a que los plazos pueden depender del tipo de contribuyente y de las disposiciones vigentes, es importante verificar el periodo y supuesto fiscal correspondiente antes de realizar el envío.
¿Cómo se envía la contabilidad electrónica al SAT?
El proceso general puede resumirse en los siguientes pasos:
- Registrar las operaciones contables de la empresa correctamente.
- Revisar el catálogo de cuentas y su asociación con el código agrupador del SAT.
- Generar los archivos XML correspondientes conforme al Anexo 24.
- Validar la estructura y sintaxis de los archivos.
- Ingresar al servicio de Contabilidad Electrónica del SAT.
- Realizar el envío de la información correspondiente.
- Obtener y conservar el acuse del envío.
La validación previa es importante porque un archivo XML puede contener información contable aparentemente correcta y, al mismo tiempo, presentar errores en su estructura o sintaxis.
¿Qué es el Anexo 24?
El Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal establece las especificaciones técnicas relacionadas con la contabilidad en medios electrónicos.
Entre otros elementos, contempla las estructuras correspondientes a:
- Catálogo de cuentas.
- Código agrupador del SAT.
- Balanza de comprobación.
- Pólizas del periodo.
- Auxiliar de folios de comprobantes fiscales.
- Auxiliares de cuenta y subcuenta.
- Catálogo de monedas.
- Catálogo de bancos.
- Catálogo de métodos de pago.
El Anexo 24 es especialmente importante porque determina cómo debe estructurarse la información que genera el sistema contable.
Por eso, la contabilidad electrónica no consiste simplemente en convertir una hoja de cálculo o un reporte contable en un archivo XML. La información debe cumplir con una estructura técnica específica.
¿Qué revisar antes de enviar la contabilidad electrónica?
Antes de realizar un envío conviene revisar, como mínimo:
- Que el periodo corresponda a la información que se va a presentar.
- Que el catálogo de cuentas esté actualizado.
- Que las cuentas tengan la asociación correspondiente con el código agrupador.
- Que la balanza de comprobación sea consistente con los registros contables.
- Que los archivos XML cumplan con la estructura requerida.
- Que los datos fiscales utilizados sean correctos.
- Que el envío corresponda al supuesto y periodicidad aplicables.
- Que se conserve el acuse generado por el SAT.
El SAT dispone de herramientas para validar la forma y sintaxis de los archivos antes de efectuar el envío.
¿La contabilidad electrónica es lo mismo que un CFDI?
No. La contabilidad electrónica y los CFDI son elementos relacionados, pero cumplen funciones diferentes.
El CFDI es el comprobante fiscal que documenta una operación, como una venta, prestación de servicios, adquisición o pago.
La contabilidad electrónica corresponde al registro contable de las operaciones y, cuando existe obligación de envío, a la presentación de determinada información contable al SAT mediante archivos electrónicos.
Los CFDI pueden respaldar los registros contables, pero un CFDI por sí solo no sustituye la contabilidad electrónica cuando existe obligación de llevarla y enviarla.
¿Por qué es importante llevar correctamente la contabilidad electrónica?
La contabilidad electrónica no consiste únicamente en generar archivos XML.
La información debe ser consistente con los registros contables de la empresa y con la documentación que respalda sus operaciones.
Un catálogo de cuentas correctamente estructurado, registros contables oportunos y una revisión previa de los archivos ayudan a reducir inconsistencias y errores antes de presentar la información correspondiente.
Para una empresa, el cumplimiento adecuado también facilita mantener una visión ordenada de sus operaciones y atender requerimientos de información cuando corresponda.
Preguntas frecuentes sobre contabilidad electrónica
¿La contabilidad electrónica se envía todos los meses?
Para los contribuyentes sujetos al envío mensual, la información se presenta conforme a la periodicidad y los plazos establecidos en las disposiciones fiscales. No todos los contribuyentes tienen necesariamente las mismas obligaciones o plazos.
¿El catálogo de cuentas se envía cada mes?
No necesariamente. El catálogo se presenta inicialmente conforme a las reglas aplicables y debe actualizarse cuando se produzcan modificaciones que deban informarse al SAT.
¿Las pólizas contables se envían cada mes al SAT?
No como regla general. Las pólizas y determinados auxiliares deben estar disponibles y pueden ser objeto de envío cuando se actualicen los supuestos establecidos por las disposiciones fiscales.
¿En qué formato se presenta la contabilidad electrónica?
La información se genera mediante archivos XML que deben cumplir con las especificaciones técnicas establecidas por el Anexo 24. Para su envío pueden utilizarse archivos comprimidos conforme al procedimiento habilitado por el SAT.
¿Cómo puedo saber si mi empresa está obligada a enviar contabilidad electrónica?
Debe revisarse el régimen fiscal, el tipo de contribuyente y las disposiciones aplicables a su situación particular. No es recomendable determinar la obligación únicamente por el nivel de ingresos o por el hecho de que se trate de una empresa.
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