Aprende todo lo básico que necesitas saber para emitir facturas electrónicas de manera correcta y cumplir con las regulaciones fiscales, desde los requisitos necesarios hasta cómo utilizar el servicio gratuito del SAT o contratar un proveedor de facturación electrónica.
Aprender a emitir una factura electrónica de manera correcta es fundamental para el desarrollo y la profesionalización de tu empresa, ya que, al emitir facturas electrónicas sin errores, se mejora la productividad y por supuesto, cumples con las regulaciones fiscales.
Sin embargo, cumplir con los requerimientos fiscales y en este caso, emitir facturas electrónicas, no siempre es fácil, incluso para aquellas personas experimentadas. Desde 2014, con la implmentación y el uso obligatorio de la factura electrónica, tantos en su versión 3.3 y su mas reciente versión de facturación (CFDI 4.0), la facturación electrónica ha sido fuente de confusiones, y es por eso, que en este artículo te explicaremos que necesitas y cómo hacer paso a paso una factura electrónica de manera correcta.
Requisitos
Antes de comenzar a emitir facturas electrónicas, es importante cumplir con ciertos requisitos. Hay 3 requisitos básicos que debes cumplir:
- Lo primero que debes hacer es registrarte en el Servicio de Administración Tributaria (SAT), para obtener tu clave de Registro Federal de Contribuyentes (RFC);
- Obtener tu e.firma (firma electrónica), un archivo digital que te identifica y garantiza tu identidad en trámites electrónicos;
- Obtener un Certificado de Sello Digital (CSD), que es un certificado electrónico mediante el cual el SAT garantiza la vinculación entre la identidad de un sujeto o entidad y su certificado;
¿Cómo generar una factura?
Con tu registro en el SAT y la obtención de los archivos electrónicos (FIEL y CSD), ya estas en posibilidad de recurrir a un proveedor de facturación electrónica, desarrollar tu propio sistema de facturación o quizá, la mejor opción para las empresas o empresarios que inician un negocio es utilizar el sistema de facturación gratuito que brinda el SAT.
Empleando el servicio de facturación gratuito del SAT
En el caso de utilizar el sistema de facturación gratuito del SAT, los pasos necesarios para genera una factura son:
- Ingresar a la opción de la versión de la factura que requieres emitir (CFDI 3.3 o CFDI 4.0)
- Captura tu RFC, la contraseña y captura el captcha
- Da clic en el botón Enviar
- Acepta los términos y condiciones
- Configura el formulario de la administración de catálogos
- Configura los datos del emisor
- Registra tus clientes frecuentes
- Genera la factura
- Sella la factura
- Guarda el archivo XML
- Descarga la representación impresa
Empleando un proveedor de facturación electronica
Por lo común, para emitir cada factura electrónica o incluso cancelar una factura, se requieren de un timbre fiscal digital, por lo cual, el proveedor que elijas para emitir tus facturas electrónicas, te ofrecerá o manejará algún paquete de timbres al contratar un servicio de facturación.
Los pasos en general para generar una factura serán:
- Capturar tu información fiscal
- Cargar tus Certificados de Sello Digital
- Guardar los datos de tu cliente
- Guardar las claves y descripciones de tus productos o servicios que vas a facturar (consulta el catalogo de claves de productos y servicios del SAT)
- Configurar las preferencias de emisión, formatos de factura electrónica, series, numeración, etc. que quieres que se apliquen por defecto en tu factura electrónica
- Una vez hayas configurado los puntos anteriores, podras emitir tu factura y algunos de los datos que debes completar son:
- Tipo de factura (Comprobantes de Ingreso, Comprobantes de Egreso, Complemento de Pago o REP, Comprobantes de traslado)
- Serie
- Número
- Fecha de emisión
- Uso de la factura digital (consulta el catalogo de uso de CFDI)
- Forma de pago (consulta el catalogo forma de pago)
- Método de pago
- Clave del producto o servicio
- Impuestos
- Observaciones
¡Listo! Breve y sencillamente, para emitir una factura electrónica se requiere darse de alta en el SAT, obtener una e.firma, un Certificado de Sello Digital y Timbres Fiscales Digitales. Para facilitar el proceso y permitir el crecimiento del negocio, se sugiere acudir a un proveedor de facturación.